top of page

Henkilöstön digiosaamisen johtamisen esimerkkitapauksia

Kysyimme verkostoltamme esimerkkitapauksia, joissa hommat eivät ole mennyt kuin strömsössä. Pääset lukemaan täällä lähetettyä esimerkkitapauksia tosielämästä. Voit myös jakaa omia kokemuksiasi ja kommentoida muiden. 

Tavoitteena on luoda yhteistä ymmärrystä, että myös digiosaamisen kehittymistä on johdettava. Mielellään siten, että sillä päästään kohti haluttua lopputulosta.

Jaa omia kokemuksiasi sivun lopussa olevan Padletin kautta!

Case: Ajan varaaminen kehityskeskusteluun - Outlook -kalenterin käyttöopastus jokaiselle erikseen

Esihenkilö järjestää kehityskeskusteluja ja pyytää henkilöitä varaamaan ajan Outlook-kalenterin kautta. Henkilöiltä tulee kysymyksiä, mistä löydän sinun kalenterisi, miten teen kalenterivarauksen? Esihenkilö piti lyhyen perehdytyksen, mistä asiat löytyvät, jokaiselle erikseen.

Miten olisi suotavaa toimia?

Case: Uuden kuittien skannaussovelluksen käyttöönotto takkuaa

Taloushallintojärjestelmään on kytketty hieno ja helppo kuittien skannaussovellus, joka ratkaisee monta asiaa. MUTTA sen käyttöönotto takkuaa, eikä sitä käytetä. Työntekijät postittavat kuitteja edelleen sisäisessä postissa tai sähköpostin liitteinä. Mikähän tässä nyt auttaisi?

Miten olisi suotavaa toimia?

Case: Uusi sähköinen matkalaskujärjestelmä - miten henkilöstö saadaan käyttämään uutta järjestelmää?

Yritykseen on hankittu uusi sähköinen matkalaskujärjestelmä, jonka tarkoituksena on helpottaa ja nopeuttaa matkalaskujen käsittelyä sekä kulukorvausten maksua.  Kaikkien työntekijöiden on opeteltava käyttämään uutta järjestelmää, ja heille on järjestetty koulutusta ja tukea sen käyttöönotossa.

Osa työntekijöistä on kuitenkin vastustanut uutta järjestelmää alusta alkaen. He on valittaneet, että uusi matkalaskujärjestelmä on liian monimutkainen ja turha, koska laskut ja niihin liittyvät kuitit voidaan heidän mielestään lähettää taloushallintoon sähköpostin liitteenä.

Yrityksessä päätettiin vastata työntekijöiden muutosvastarintaan mm. seuraavin keinoin:

  • Uuden järjestelmän tarkoitus, tavoitteet ja edut sekä henkilöstölle että yritykselle pyrittiin tuomaan mahdollisimman selkeästi esille.

  • Henkilöstölle järjestettiin käyttöönottokoulutusta, jonka kautta pyrittiin osoittamaan, että uusi järjestelmä on helppo ja turvallinen käyttää, ja että se säästää kaikkien aikaa ja vaivaa. Lisäksi sovittiin, että ongelmatilanteissa henkilöstö voi ottaa yhteyttä yrityksen helpdeskiin.

  • Henkilöstölle tarjottiin myös mahdollisuus antaa palautetta ja esittää kehitysehdotuksia uuden matkajärjestelmän ja sen käytettävyyden parantamiseksi.

Miten olisi suotavaa toimia?

Case: Oppimisalustojen käyttäjämäärien kasvattaminen joustavaan soveltamiseen kannustamalla

Koulutuksen järjestäjä on hankkinut lisenssit hienoille oppimisalustoille, ja osa opettajista käyttää sitä aktiivisesti. Johto haluaa kasvattaa käyttäjien määrää ja kannustaa joustavaan soveltamiseen. Puoli vuotta myöhemmin johto haluaa aloittaa projektin oppimisalustan datan hyödyntämistä varten (oppimisanalytiikan kehittäminen). Johto huomaa, että data on käyttökelvotonta siihen tarkoitukseen ja huomaa, että käyttämiselle olisi pitänyt laatia ensin raamit ja sitten vasta panostaa käytön laajentamiseen.

Miten olisi suotavaa toimia?

Case: Oppimisen ja opiskelun etenemisen seuranta ja toteutus koetaan työlääksi ja sekavaksi

Opettajat tuskailevat, kun oppimisen ja opiskelun etenemisen seuranta ja toteuttaminen on niin sekavaa ja työlästä. Samalla he tuskailevat, että pitäisi muka ehtiä opettelemaan oppimisalustojen käyttöä, josta johto kohkaa. Tulos: Johto on epäonnistunut oppimisalustan merkityksen/mahdollisuuksien viestinnässä, ja opetushenkilöstö ei siksi motivoidun hankkimaan itselleen työkalua tuskailun lopettamiseksi. Myös ajankäytön resursointi voi olla epätasapainossa.

Miten olisi suotavaa toimia?

Case: Raportointijärjestelmiä ei hyödynnetä tiimeissä 

Johto on rakentanut hienot raportointijärjestelmät opetustiimeille. Niissä on koonnit opiskelijoiden etenemisestä ja haasteista, yleisistä tunnusluvuista jne., mutta niitä ei hyödynnetä tiimeissä. Johto on tiedottanut raportointijärjestelmästä usein, mutta silti sitä ei käytetä. Mikä ratkaisuksi, että tietoa hyödynnettäisiin paremmin? Voisiko esim. yleisen laatukulttuurin edistämisellä saada henkilöstö paremmin tietoiseksi siitä, että oman työn tuloksellisuuden seuranta on avain organisaation kehittymiselle ja mm. toimintaprosessien tasalaatuisuudelle?

Miten olisi suotavaa toimia?

Case: Tiimille räätälöity työpaja  - vain yksi osallistuu

Oppilaitoksen verkkopedagogilta pyydetään työpaja tiettyyn teemaan liittyen. Tiimipäällikkö ilmoittaa koko tiiminsä työpajaan ja sopii työpajan päivän. Verkkopedagogi suunnittelee kollegansa kanssa koulutuksen, laatii siihen opetusmateriaalit ja pitää koulutukseen liittyen useamman palaverin työpajan järjestelyihin liittyen. Koulutuspäivänä työpajaan saapuu yksi tiimin opettaja. Tiimipäällikkö ei vastaa hänelle lähetettyyn sähköpostiin eikä selitä, miksi tiimi ei saapunut paikalle. Työpaja pidettiin lyhennettynä yhdelle henkilölle.

Miten olisi suotavaa toimia?

Case: Henkilöstön digiosaamisessa vaihtelevuutta - tarjolla olevaa koulutusta ei hyödynnetä 

Oppilaitoksen johdon mielestä henkilöstön digiosaaminen on hyvällä tasolla. Todellisuudessa opettajat eivät osaa käyttää tietokonetta eivätkä toimisto-ohjelmia. Koulutusta ja opastusta on tarjolla, mutta sitä ei hyödynnetä.

Miten olisi suotavaa toimia?

Case: Verkkokurssin rakentaminen ja yhteistyön vaikeus 

Verkkokurssin rakentaminen on annettu opettajille tehtäväksi, mutta valitut opettajat eivät osaa/pysty/ole aikaa yhteiselle työskentelylle ja tuotos ei toteudu, venyy aikataulusta yms. Mitä pitäisi tehdä, jotta ko. kurssi saataisiin tehtyä ja jatkossa uudet kurssit valmistuisivat aikataulussa?

Miten olisi suotavaa toimia?

Case: Oppimisympäristöön koottuja itseopiskelumateriaaleja ei pystytä hyödyntämään

Organisaatio otti käyttöön digitaalisen oppimisympäristön, johon oli tarkoitus kerätä henkilöstölle erilaista itseopiskelumateriaalia, jolla henkilöstöllä olisi mahdollista vahvistaa omaa osaamistaan, kukin oman tarpeensa mukaan. Ajan saatossa materiaalia kertyi oppimisalustalle, mutta huolimatta hienosta ajatuksesta, kävi hiljalleen ilmi, että harva todellisuudessa pystyi hyötymään tarjotuista materiaaleista. Pääsääntöisesti syitä oli kaksi: 1 ajankäytön ongelmat ja 2 osa henkilöstöstä ei ollut saanut tietoa materiaalien olemassaolosta. Tilanne vaatii edelleen ratkaisua.

Miten olisi suotavaa toimia?

Case: Digitaalisen oppimisympäristön uudistaminen - miten saadaan kaikki mukaan kehityksen virtaan?

Oppilaitoksen digitaalinen oppimisympäristö uudistettiin. Uudistukseen organisoitiin henkilöresursseja runsaasti ja aikataulutettiin muutostyö hienosti. Päällisin puolin asiat menivät hyvin, he ketkä olivat aiheesta kiinnostuneita ja innostuneita, oppivat ja lähtivät etunenässä kehityksen virtaan. Mutta sitten jäi jäljelle myös he, ketkä eivät virtaan päässeet mukaan: he kenellä ei digitaaliset taidot olleet niin hyvät kokivat tuskaa ja ahdistusta ja sitten on se joukko, joka ei koske pitkällä tikullakaan mihinkään järjestelmään eikä ympäristöön, vaikka työnantaja näin edellyttää. Tämä tilanne ei mennyt ihan onnistuneesti maaliin siinä vaiheessa, mutta asiaa on korjattu resurssoimalla osaavia henkilöitä tukemaan kelkasta jääneitä ja muita, ketkä tukea haluavat hyödyntää. Mikä meni vikaan? En osaa sanoa. Koulutuksia ja tiedottamista tehtiin runsaasti muutoksen aikana, jokaisesta tiimissä oli yksi tai kaksi asiaan perehtynyttä muita auttamassa. Mutta todettava on se, että jos ei ole asennetta eikä kiinnostusta ja podetaan periaatteessa muutosvastarintaa, olisi muutos miten hyvä tahansa, ei asiat onnistu 100 % koskaan. Valitettavasti.

Miten olisi suotavaa toimia?

Case: Uuden sähköisen ajanvarausjärjestelmän käytön haasteet

Oppilaitokseen päätettiin pilotoida sähköistä ajanvarausjärjestelmää työntekijäryhmään, joiden työ on pääosin henkilökohtaista ohjausta. Aikaa ja resurssia paloi, kun työtiimi työsti järjestelmään asetukset ja roolit kuntoon. Ei ollut muuten pikkunen homma. Järjestelmä otettiin käyttöön, ja muutaman kuukauden koeponnistusten jälkeen todettiin, että ajanvarauksia ei ole tullut markkinoinnista huolimatta kuin alle 5 kappaletta.

Miten olisi suotavaa toimia?

Case: Opiskelijatietojen hallinnointijärjestelmän hankkiminen  

Oppilaitos hankkii opiskelijatietojen hallinnointijärjestelmän. Palveluntarjoajat käyvät esittelemässä erilaisia järjestelmiä ja henkilöstölle jaetaan testitunnuksia tutustumista varten. Muutama järjestelmä koetaan hyväksi, mutta johto päättää henkilöstön ja tulevan järjestelmän käyttäjien toiveista huolimatta, hankkia räätälöidyn järjestelmän pieneltä "nyrkkipajalta", jolla ei ole kokemusta oppilaitosmaailmasta.
Räätälöintityö alkaa. Aluksi pidetään palavereja ja kerätään toiveita ja määritellään tarpeita. Palveluntuottaja työstää niitä ja henkilöstö kommentoi. Jossain vaiheessa johto ilmoittaa, että palaverien määrää pitää supistaa ja yhteydenpito palveluntarjoajaan kulkee jatkossa vain johdon kautta. Tilanne hämmentää ja järjestelmän teko alkaa hidastumaan, kun suora kontakti tuottajaan tyssää. Viestit kulkevat ihmisten kautta, jotka eivät ymmärrä loppukäyttäjien tarpeita.
Jossain vaiheessa henkilöstö saa ilmoituksen, että järjestelmä on valmis ja se on otettava käyttöön. Käyttöohjeet jaetaan kaikille pdf-tiedostona. Yhteistä koulutusta ei ole.
Järjestelmä osoittautuu kankeaksi, keskeneräiseksi ja tarpeisiin nähden vääränlaiseksi. Opiskelijatietojärjestelmää kuitenkin käytetään pitkin hampain, välillä järjestelmän toiminnot aiheuttavat naurua ja huvittuneisuutta, mutta silti henkilöstö kärsivällisesti kärsien tuuttaa järjestelmään tietoa. Järjestelmään viety tieto on heikosti hyödynnettävissä, koska esim. moni arjessa usein käytettävä toiminnallisuus on upotettu syvälle ja monen epäloogisen klikkauksen päähän. Myös integraatio valtakunnallisiin järjestelmiin puuttuu.
Muutaman kitkerän käyttövuoden ja useiden järjestelmään upotettujen eurojen kuluttua johdon johtotähtenä mainostettu järjestelmä haudataan hiljaisesti menneisyyteen. Tilalle hankitaan muissakin oppilaitoksissa käytetty järjestelmä.
Uusi järjestelmä otetaan käyttöön, tietoja siirretään ja uuteen järjestelmään saadaan koulutusta. Lisäkoulutus ja kehitystyö kuitenkin tyrmätään. Onneksi on hankkeita, joiden rahalliseen resurssiin vetoamalla järjestelmää on mahdollista kehittää ja saada siihen lisäkoulutusta.
Tarinan opetus: ota järjestelmän todellinen käyttäjä mukaan arvioimaan hankintaa ja sen hyödyllisyyttä, panosta alussa koulukseen ja järjestelmien perusteiden varmistamiseen ja panosta päivityskoulutukseen ja kehittämiseen.

Miten olisi suotavaa toimia?

Case: VR-pedagogiikan jalkauttamisen haasteet

VR-pedagogiikka on johdon suosiossa ja sen jalkauttamista pidetään tärkeänä. Joillekin aloille on tehty hyviä ja toimivia sisältöjä ja VR-laseja on hankittu pieni määrä toimipisteille. Oppilaitoksemme on suuri, henkilöstöä on runsaasti. Lainakäyttöön on hankittu 10 VR-lasit. Varausjärjestelmää ei kuitenkaan ole ja etähallinta järjestelmän hankkiminen takkuaa. On vaikeaa saada VR-pedagogiikkaa jalkautumaan, kun perusasiat takkuaa.

Miten olisi suotavaa toimia?

Muista jättää palautetta - sivut kehittyvät edelleen

Padlet-alustalla voi jakaa omia kokemuksiasi ja auttaa muita

Case: Oman digiosaamisen, kurssien ja materiaalien kehittäminen - verkko-opintovalmennus taklaamaan aikaresurssihaasteita

Opettajien toivotaan kehittävän omaa digiosaamistaan ja kurssejaan, materiaalejaan, opettamistaan, mutta niin sanottua sitomatonta työaikaa eli aikaresurssia on vaikeaa saada tähän. Organisaatiossamme on digipedagoginen tiimi, joka on jonkinlaisena ratkaisuna tähän tarjonnut verkko-opintovalmennusta. Verkko-opintovalmennus kestää lukukauden ajan, tapaamiset ovat etänä ja jokainen valmennukseen osallistuva saa oman verkko-opintomentorin. Tarkoituksena (ja näin on myös suurimmalla osalla valmennukseen osallistuvista käynyt) on tuottaa valmennuksen aikana toimiva verkko-opinto. Se voi olla aivan uusi kurssi tai ajan ja tuen voi myös käyttää olemassa olevan kurssin kehittämiseen. Tärkeää on varmasti myös ollut se, että opettajilla on tämän ansioista ollut tiedossa aikataulu, jossa pysyä.

Miten olisi suotavaa toimia?

Microsoft Teamsin käyttö koko organisaation tasolla ja poisoppiminen tavoista. Teams otettiin rytinällä käyttöön pakon edessä koronapandemian aikana. Ilman, että oltiin oikeasti tutustuttu kaikkiin ominaisuuksiin ja kirkastettu yhteisiä pelisääntöjä, miksi ja miten sitä käytetään. Pelisäännöt luotiin vasta 2022 ja siihen mennessä ne, ketkä jo muutenkin Teamsia käyttivät, jatkoivat tutuilla tavoilla eikä halunneet enää hyödyntää kaikkia mahdollisuuksia. Olisi pitänyt hoitaa niin, että ensin tutustutaan työkaluun/alustaan ja mihin sitä voisi käyttää, sitten yhteisesti sovitaan pelisäännöt.

Miten olisi suotavaa toimia?

Case: Microsoft Teamsin hyödyntäminen ja poisoppiminen totutuista tavoista

Kaikki aiheet

Case: Järjestelmää ei haluta käyttää, koska käyttö koetaan vaikeaksi

IMS tietohallintajärjestelmää ei haluta käyttää, koska se koetaan vaikeaksi. Ratkaisuna visuaalisempi ja selkeämpi struktuuri ja ohjeistukset sen käyttöön. Asioita ei pitäisi tehdä liian monimutkaisiksi.

Miten olisi suotavaa toimia?

bottom of page