3.1 Tietojärjestelmien toimivuus

Yhteentoimiva infra edistää kustannustehokasta, automaatiot ja raportoinnit mahdollistavaa toimintaa.

Yhteentoimiva infra toimii saumattomasti yhdessä ja vaihtaa tietoa keskenään.
Yhteentoimivuus mahdollistaa esimerkiksi järjestelmien välisen integraation.
Yhteen toimivuuden varmistaminen edellyttää huolellista suunnittelua ja jatkuvaa seurantaa.
Organisaation tulisi huolehtia, että sillä on riittävä kyky (=osaaminen, resurssi, yhteistyön varmistaminen) suunnitella kestävää, kustannustehokasta, omat ja asiakkaan tarpeet huomioivaa infraa. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että kaikki infraan liittyvä olisi pelkästään tietohallinnon vastuulla.
Järjestelmien välistä yhteen toimivuutta voidaan parantaa erilaisten standardien ja protokollien avulla .

Yleiskuvaus

Miten johtaa infran yhteen toimivuuden varmistamista?

Toimintasuosituksia johdolle

Määritä yhteiset standardit: Luomalla ja noudattamalla yhteisiä standardeja organisaatiossanne varmistatte, että eri järjestelmät ja palvelut käyttävät yhteensopivia tekniikoita ja protokollia. Tämä helpottaa tietojen vaihtoa ja kommunikointia. 

Valitse yhteensopivia järjestelmiä ja palveluja: Kun hankitte uusia järjestelmiä tai palveluja, varmista, että ne ovat yhteensopivia olemassa olevien järjestelmienne kanssa. Tarkista toimittajien tuki yhteen toimivuudelle ja pyydä tarvittaessa referenssejä. 

Huomioi rajapinnat: Huolehdi siitä, että järjestelmien väliset rajapinnat ovat hyvin suunniteltuja ja dokumentoituja. Rajapintojen kautta tapahtuva tiedonsiirto on keskeinen osa yhteen toimivuutta, joten niiden luotettavuus ja toimivuus ovat tärkeitä. 

Testaa ja validoi: Tee säännöllisiä testejä ja validointeja varmistaaksesi järjestelmien ja palvelujen yhteen toimivuuden. Voit käyttää automaattisia testaus- ja validointityökaluja varmistaaksesi, että kaikki osat toimivat oikein yhdessä. 

Kouluta henkilöstöä: Kouluta organisaatiosi henkilöstöä yhteen toimivuuden tärkeydestä ja parhaista käytännöistä. Henkilöstön ymmärrys ja tietoisuus auttavat varmistamaan, että yhteen toimivuuden periaatteet otetaan huomioon päivittäisessä työssä. 

Ylläpidä ja päivitä: Seuraa järjestelmien ja palvelujen kehitystä ja päivitä ne tarvittaessa. Pysy ajan tasalla uusimmista teknologioista ja standardeista, ja varmista, että järjestelmät ovat yhteensopivia uusien vaatimusten kanssa. 

Kommunikoi sidosryhmien kanssa: Pidä yhteyttä muihin organisaatioihin, toimittajiin ja sidosryhmiin, joiden kanssa teette yhteistyötä. Osallistu standardointielimiin ja alan tapahtumiin, jotta saat tietoa ja jaat parhaita käytäntöjä yhteen toimivuuden edistämiseksi. 

Miten varmistaa tekninen yhteen toimivuus?

Kartoita olemassa olevat järjestelmät: Selvitä, mitkä järjestelmät ovat jo käytössä organisaatiossasi, ja joiden kanssa uuden järjestelmän täytyy tavalla tai toisella kommunikoida. Tunnista näiden järjestelmien käyttämät rajapinnat, tiedonsiirtoprotokollat ja tietomallit.
Määrittele rajapinnat ja tiedonsiirtoprotokollat: Selvitä, mitä rajapintoja ja tiedonsiirtoprotokollia uuden järjestelmän täytyy tukea yhteentoimivuuden varmistamiseksi muiden järjestelmien kanssa. Esimerkkejä voivat olla RESTful API, SOAP-rajapinnat, XML- tai JSON-tiedonsiirto jne.
Dokumentoi rajapinnat ja tietomallit: Dokumentoi selkeästi uuden järjestelmän rajapinnat, mukaan lukien niiden sisääntulot ja palautteet. Tämä auttaa muita järjestelmiä ymmärtämään, miten ne voivat kommunikoida uuden järjestelmän kanssa ja käsitellä sen tarjoamaa tietoa.
Suunnittele testaus- ja validointimenetelmät: Luo testaus- ja validointisuunnitelma, jossa testataan uuden järjestelmän yhteentoimivuutta muiden järjestelmien kanssa. Tämä voi sisältää simuloidun ympäristön käytön, jossa testataan erilaisia tiedonsiirtotilanteita ja varmistetaan, että tiedot siirtyvät oikein ja ymmärretään oikein.
Käytä standardoituja rajapintoja ja tiedonmalleja: Pyri hyödyntämään standardeja rajapintoja ja tiedonmalleja yhteentoimivuuden parantamiseksi. Jos mahdollista, käytä standardoituja API-rajoja, kuten RESTful API, joka on yleisesti hyväksytty ja tuettu.
Pilotoi ja testaa yhteentoimivuutta: Ennen järjestelmän laajamittaista käyttöönottoa pilotoi ja testaa sen yhteentoimivuutta muiden järjestelmien kanssa. Suorita kattavia testejä, jotka kattavat erilaiset tiedonsiirtotilanteet ja varmista, että tieto siirtyy sujuvasti muiden järjestelmien kanssa.
Kommunikoi ja tee yhteistyötä muiden järjestelmien omistajien kanssa: ylläpidäjatkuvaa kommunikointia muiden järjestelmien omistajien ja ylläpitäjien kanssa. Keskustele yhteentoimivuusvaatimuksista ja varmista, että kaikki osapuolet ymmärtävät ja noudattavat sovittuja standardeja ja protokollia.
Toteuta jatkuva seuranta ja ylläpito: Yhteentoimivuus ei ole yksittäinen tapahtuma, vaan jatkuva prosessi. Seuraa uuden järjestelmän yhteentoimivuutta muiden järjestelmien kanssa käyttöönoton jälkeen ja tee tarvittavat korjaukset tai päivitykset tarvittaessa.

Toimintasuosituksia asiantuntijoille

JSON (JavaScript Object Notation): JSON on kevyt tiedonvaihtomuoto, jota käytetään usein web-sovellusten välisessä tiedon siirrossa. Se on yleisesti tuettu ja helposti luettavissa sekä ihmisten että koneiden kesken.

REST (Representational State Transfer): REST on arkkitehtuurityyli, jota usein käytetään web-palveluiden välisten rajapintojen toteuttamiseen. Se perustuu HTTP-protokollaan ja hyödyntää RESTful API -rajapintoja tiedon siirtoon ja toimintojen suorittamiseen.

OData (Open Data Protocol): OData on protokolla, joka helpottaa tietojen jakamista ja integrointia eri järjestelmien välillä. Se perustuu REST-arkkitehtuuriin ja tarjoaa yhteisen tapa kysyä, päivittää ja hallita tietoja rajapintojen kautta.

XML (eXtensible Markup Language): XML on laajalti käytetty merkintäkieli tietojen rakenteen kuvaamiseen. Se mahdollistaa tietojen siirron ja vaihdon eri järjestelmien välillä, koska se on riippumaton alustasta ja ohjelmistosta.

SAML (Security Assertion Markup Language): SAML on XML-pohjainen standardi, jota käytetään identiteetin ja käyttöoikeuksien välittämiseen järjestelmien välillä. Se mahdollistaa yhden kirjautumisen useisiin järjestelmiin ja käyttöoikeuksien hallinnan keskitetysti.

OAuth (Open Authorization): OAuth on protokolla, jota käytetään kolmannen osapuolen sovellusten pääsyn valtuuttamiseen käyttäjän tietoihin ilman, että salasanat ja muut luottamukselliset tiedot paljastuvat sovellukselle. Se mahdollistaa kertakirjautumisen ja turvallisen tiedon jakamisen eri järjestelmien välillä.

OpenID Connect: OpenID Connect on autentikointiprotokolla, joka perustuu OAuth 2.0:aan ja tarjoaa lisäksi identiteetin välityksen. Se mahdollistaa käyttäjän tunnistamisen ja tiedon jakamisen eri sovellusten välillä yhden kirjautumisen avulla.

Teknisen yhteentoimivuuden kannalta oleelliset standardit ja protokollat

Semanttisella yhteentoimivuudella viitataan siihen, että kaikki osapuolet ymmärtävät tiedon samalla tavalla ja sen merkitys pysyy muuttumattomana. Semanttisen yhteentoimivuuden, kuten yhteentoimivuuden yleensäkin, varmistaminen organisaation sisällä ja organisaatioiden välillä vaatii tarkkaa suunnittelua, standardien noudattamista ja yhteistyötä eri sidosryhmien kanssa.

Tässä on joitakin toimenpiteitä, joita voit toteuttaa varmistaaksesi semanttisen yhteentoimivuuden:

Määrittele yhteiset tiedonmallit ja käsitteistö: Luomalla yhteiset tiedonmallit ja käsitteistö organisaation sisällä varmistetaan, että eri järjestelmät ymmärtävät ja käyttävät tietoa samalla tavalla. Tämä voi sisältää tietojen rakenteen, nimikkeistön ja merkityksen yhdenmukaisuuden.
Käytä standardeja tiedonsiirtomuotoja: Hyödynnä standardoituja tiedonsiirtomuotoja, kuten XML (eXtensible Markup Language) tai JSON (JavaScript Object Notation). Tämä auttaa varmistamaan, että tiedot voidaan tulkita ja käsitellä oikein eri järjestelmissä.
Suunnittele metatietojen hallinta: Metatiedot kuvaavat tietojen ominaisuuksia, rakennetta ja merkitystä. Suunnittele metatietojen hallintaprosessi, joka mahdollistaa tietojen kuvaamisen ja metadatan ylläpidon. Tämä auttaa ymmärtämään tietojen semantiikkaa ja edistää yhteentoimivuutta.

Semanttisen yhteentoimivuuden varmistaminen

Tietojärjestelmien systemaattinen kehittäminen

Organisaatio voi parantaa ja kehittää tietojärjestelmien systemaattista suunnittelua ja kehittämistä seuraavien toimien avulla:

Projektinhallinta: Selkeä projektinhallinta auttaa organisaatiota suunnittelemaan ja kehittämään tietojärjestelmiä tehokkaasti. Tähän sisältyy projektisuunnitelman laatiminen, aikataulujen asettaminen, resurssien hallinta ja tehtävien jakaminen tiimin jäsenten kesken.
Vaatimusten määrittely: Organisaation tulee ymmärtää tietojärjestelmien käyttäjien tarpeet ja tavoitteet. Selkeiden ja mitattavien vaatimusten määrittely auttaa varmistamaan, että suunniteltu järjestelmä täyttää käyttäjien odotukset.
Järjestelmän suunnittelu: Tietojärjestelmän suunnittelussa on otettava huomioon eri osa-alueet, kuten tietokannat, käyttöliittymät, tietoturva ja suorituskyky. Systemaattinen lähestymistapa, jossa käytetään suunnittelumalleja ja standardeja, auttaa varmistamaan suunnitellun järjestelmän tehokkuuden ja luotettavuuden.
Kehitysmenetelmät: Organisaatio voi hyödyntää erilaisia kehitysmenetelmiä, kuten ketteriä menetelmiä (esim. Scrum tai Kanban) tai vesiputousmallia, järjestelmällisen kehityksen varmistamiseksi. Kehitysmenetelmien käyttö auttaa organisaatiota pitämään projektit hallinnassa ja edistämään jatkuvaa kehittämistä.
Laatutestaus: Laatutestaus on välttämätöntä varmistamaan, että suunnitellut tietojärjestelmät täyttävät vaatimukset ja toimivat odotetulla tavalla. Organisaation tulee kehittää testaussuunnitelma, joka kattaa eri testausvaiheet, kuten yksikkötestauksen, integraatiotestauksen ja järjestelmätestauksen.
Säännöllinen seuranta ja arviointi: Organisaation tulee seurata ja arvioida tietojärjestelmien suunnittelun ja kehittämisen prosesseja jatkuvasti. Tämä auttaa tunnistamaan mahdollisia ongelmia tai pullonkauloja ja mahdollistaa tarvittavien korjaustoimenpiteiden toteuttamisen.
Koulutus ja osaamisen kehittäminen: Organisaation tulisi tarjota koulutus- ja kehitysmahdollisuuksia työntekijöilleen, jotta he voivat päivittää tietojaan ja taitojaan tietojärjestelmien suunnittelun ja kehittämisen alalla. Tämä auttaa varmistamaan, että organisaatiolla on pätevää henkilöstöä, joka kykenee tehokkaasti toteuttamaan suunnitellut järjestelmät.
Sidosryhmien osallistaminen: Organisaation tulisi ottaa sidosryhmät, kuten käyttäjät, asiakkaat ja muut sidosryhmät, mukaan tietojärjestelmien suunnittelun ja kehittämisen prosessiin. Heidän palautteensa ja osallistumisensa auttavat organisaatiota ymmärtämään paremmin käyttäjien tarpeita ja varmistamaan, että suunnitellut järjestelmät vastaavat näitä tarpeita.

Nämä toimet auttavat organisaatiota parantamaan ja kehittämään tietojärjestelmien systemaattista suunnittelua ja kehittämistä tehokkaasti.

Asiakaslähtöinen tietoarkkitehtuurityö

Asiakaslähtöinen arkkitehtuurityö tarkoittaa lähestymistapaa, jossa organisaatio keskittyy suunnittelemaan ja kehittämään arkkitehtuuria ottaen huomioon asiakkaiden tarpeet, odotukset ja kokemukset. Tämä lähestymistapa pyrkii varmistamaan, että arkkitehtuuriratkaisut palvelevat parhaalla mahdollisella tavalla organisaation asiakkaita.

Asiakaslähtöinen arkkitehtuurityö edellyttää organisaatiolta asiakaskeskeistä ajattelutapaa ja aktiivista vuorovaikutusta asiakkaiden kanssa. Tämä voi sisältää asiakaspalautteen keräämistä, asiakkaiden tarpeiden ja tavoitteiden ymmärtämistä sekä käyttäjätutkimusten tekemistä. Tavoitteena on suunnitella ja kehittää arkkitehtuuriratkaisuja, jotka tarjoavat asiakkaille lisäarvoa, parantavat käyttäjäkokemusta ja täyttävät heidän tarpeensa tehokkaasti.

Asiakaslähtöisessä arkkitehtuurityössä organisaatio voi hyödyntää erilaisia menetelmiä, kuten käyttäjäkeskeistä suunnittelua, käyttäjätarina-analyysiä ja asiakaskeskeistä prototypointia. Nämä menetelmät auttavat organisaatiota saamaan syvällistä tietoa asiakkaiden tarpeista, ja ne voivat ohjata arkkitehtuuriratkaisujen suunnittelua ja kehittämistä.

Tavoitteena asiakaslähtöisessä arkkitehtuurityössä on luoda arkkitehtuuri, joka on hyödyllinen, käyttäjäystävällinen ja vastaa asiakkaiden odotuksia. Tällainen lähestymistapa auttaa organisaatiota erottumaan kilpailijoistaan ja rakentamaan pitkäaikaista asiakassuhdetta, joka perustuu asiakkaiden tarpeiden ymmärtämiseen ja niihin vastaamiseen.

Case-esimerkki

Organisaatio voi huomioida asiakaslähtöisyyden tietoarkkitehtuurityössä seuraavilla tavoilla:

Asiakastarpeiden ymmärtäminen: Organisaation tulee syventyä asiakkaiden tarpeisiin ja odotuksiin tietoarkkitehtuurin suunnittelussa. Tämä edellyttää aktiivista vuorovaikutusta asiakkaiden kanssa, kuuntelemalla heidän palautettaan ja keräämällä tietoa heidän tarpeistaan.
Käyttäjäkeskeinen suunnittelu: Organisaation tulisi soveltaa käyttäjäkeskeisiä suunnittelumenetelmiä tietoarkkitehtuurissa. Tämä tarkoittaa käyttäjien osallistamista suunnitteluprosessiin, käyttäjätutkimusten tekemistä ja käyttäjäkokemuksen huomioon ottamista suunnitteluratkaisuissa.
Personoitujen ratkaisujen tarjoaminen: Organisaation tulee pyrkiä tarjoamaan personoituja tietoarkkitehtuuriratkaisuja asiakkaille. Tämä voi sisältää esimerkiksi räätälöityjä käyttöliittymiä, sisältösuosituksia tai asiakkaiden tarpeisiin perustuvia toiminnallisuuksia.
Jatkuvan asiakaspalautteen kerääminen: Organisaation tulisi aktiivisesti kerätä palautetta asiakkailta tietoarkkitehtuurin toimivuudesta ja tarpeista. Tämä voi tapahtua esimerkiksi asiakaskyselyiden, haastattelujen tai käyttäjätestauksen avulla. Palautteen perusteella organisaatio voi tehdä tarvittavia muutoksia ja parannuksia tietoarkkitehtuuriin.
Käyttäjäkoulutus: Organisaation tulisi tarjota käyttäjilleen asianmukaista koulutusta ja ohjausta tietoarkkitehtuurin käyttöön. Tämä auttaa varmistamaan, että asiakkaat ymmärtävät ja osaavat hyödyntää tietoarkkitehtuurin tarjoamia mahdollisuuksia.
Jatkuvan parantamisen kulttuuri: Organisaation tulisi kannustaa jatkuvan parantamisen kulttuuria tietoarkkitehtuurissa. Tämä tarkoittaa sitä, että organisaatio on avoin uusille ideoille ja innovaatioille, ja pyrkii jatkuvasti kehittämään tietoarkkitehtuuria vastaamaan paremmin asiakkaiden tarpeisiin.

Huomioimalla asiakaslähtöisyys tietoarkkitehtuurityössä organisaatio voi varmistaa, että suunnitellut ratkaisut vastaavat asiakkaiden tarpeisiin ja tarjoavat heille lisäarvoa. Tämä edistää asiakastyytyväisyyttä ja organisaation menestystä.

Asiakaslähtöisen tietoarkkitehtuurityön varmistaminen

Case-esimerkki:
TTS Työtehoseura Wilma-Moodle-integraatiolla

automaattisia tiedonsiirtoja

Ongelmakuvaus

Haasteet liittyivät järjestelmien käyttämiseen ja toimivuuteen.

Ensimmäinen tavoite liittyi tunnusten luonnin ja opiskelijoiden kurssityötiloihin liittämisen automatisointiin.

Toisena tavoitteena haluttiin varmistaa HOKS-kirjauksia mm. sillä, että kurssityötilan avautuminen opiskelijalle edellyttää sen, että kyseinen opinto on opiskelijan henkilökohtaiseen kehittymissuunnitelmaan myös suunniteltu (kirjattu).

Kolmantena tavoitteena haluttiin siirtää myös suoritustietoja automaattisesti oikealle raportille. Kaikki tämä tehtiin aiemmin manuaalisesti ja koettiin, että automatisoimalla toimintoja, kouluttajille jää myös enemmän aikaa opetus- ja ohjaustyöhön.

Ensimmäinen kehitysaskel

Koulutusprosessi-kokonaisuuden osaavat henkilöt suunnittelivat, mitä toimintoja kannattaa kehittää, jotta edistetään laatuprosessia, asiakkaan tarpeita sekä automatisoidaan ja tehostetaan toimintoja.

Erityisen tärkeää oli suunnitella toiminnot niin, ettei lopputulos aiheuta aiempaa toimintatapaa enemmän työtä (tai kustannuksia), ja tekee prosessista systemaattisemman ja tehokkaamman.

Miten tavoitteisiin päästiin ja ongelmat ratkaistiin?

Integroitiin verkko-oppimisympäristö ja Wilma. Kun vastuukouluttaja laatii HOKSia Wilmaan, siirtyy opiskelija aina automaattisesti valittujen opintojen kursseille verkko-oppimisympäristöön. Näin opiskelijan ei tarvitse etsiä kursseja eikä kouluttajien tarvitse lisätä heitä manuaalisesti kursseille.

Opiskelija näkee automaattisesti omissa kursseissaan kaikkien opintojensa kurssit, joihin hänellä on pääsy. Automatisointi edisti myös HOKS-kirjausten laatimista. Integraatiossa otettiin käyttöön myös automaattiset tunnukset, eikä ihmisen tarvitse luoda opiskelijoille tunnuksia manuaalisesti.

Integraatiossa järjestelmien välillä liikkuu myös suoritustieto, eli kun opiskelija on tehnyt asetetut toimenpiteet opintojensa kurssilla, hän saa automaattisesti suorituskuittauksen Wilmaan, jossa opintokokonaisuuksien suoritteita seurataan.

CASE TTS JATKUU

Case-kuvaus jatkuu...