Usein kysytyt kysymykset
Miltä osin tiedonhallintalaki koskettaa omaa organisaatiotasi?
Tiedonhallintalaki - Valtiovarainministeriö (vm.fi) ja alla oleva “Koskeeko tiedonhallintalaki ammatillisen koulutuksen järjestäjiä? Ammatillisesta koulutuksesta annetun lain (531/2017) 108 §:n mukaan julkisuuslaki tulee sovellettavaksi laissa tarkoitettuun toimintaan. Siten tiedonhallintalaki tulee sovellettavaksi tiedonhallintalain 3 §:n 4 momentin perusteella, jolloin tiedonhallintalaista tulee ammatillisen koulutuksen järjestämisen yhteydessä sovellettavaksi 4 §, 4 luku 22-24 ja 25-28 §:t. Lisäksi tiedonhallintalain 19 §:n 2 momentti sekä 24 a ja 24 b § tulevat sovellettavaksi, sikäli kun toimija käyttää julkista valtaa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 4 §:n 2 momentissa tarkoitetulla tavalla.” (Kysymyksiä ja vastauksia tiedonhallintalaista - Valtiovarainministeriö (vm.fi).
Miten tiedonhallintalakia tulisi käytännössä toteuttaa?
Tiedonhallintasuunnitelman laatiminen: Organisaation on laadittava tiedonhallintasuunnitelma, joka kattaa tiedonhallinnan tavoitteet, vastuut, menettelytavat ja käytännöt.
Tietojen luokittelu: Organisaation on luokiteltava sen käsittelemät tiedot niiden luottamuksellisuuden, arkaluontoisuuden ja säilytysajan perusteella. Tämä auttaa varmistamaan asianmukaisen käsittelyn ja suojaamisen.
Säilytysaikojen määrittäminen: Organisaation on määritettävä tiedoilleen sopivat säilytysajat ja varmistettava, että tiedot poistetaan asianmukaisesti niiden säilytysajan umpeutuessa.
Tietoturva: Organisaation on otettava käyttöön asianmukaiset tietoturvatoimenpiteet, kuten tietojen salaus, pääsynhallinta ja tietoturvapolitiikat, varmistaakseen tiedon turvallisuuden.
Koulutus ja tiedonhallinnan tietoisuus: Organisaation on tarjottava henkilökunnalleen koulutusta ja ohjeistusta tiedonhallinnan käytännöistä ja vaatimuksista varmistaakseen niiden ymmärtämisen ja noudattamisen.
Dokumentointi: Kaikkien tiedonhallintaan liittyvien päätösten ja toimenpiteiden on oltava asianmukaisesti dokumentoituja ja saatavilla organisaation sisäisesti.
Tarkastukset ja valvonta: Organisaation on säännöllisesti tarkastettava ja valvottava tiedonhallintaprosessejaan varmistaakseen niiden tehokkuuden ja lainmukaisuuden.
Tietojen saatavuus ja avoimuus: Organisaation on varmistettava, että sen käsittelemät tiedot ovat saatavilla niitä tarvitseville asianmukaisesti ja että tietoa ja päätöksentekoa koskevat prosessit ovat avoimia ja läpinäkyviä.
Millä resursseilla tiedonhallintalakia toteutetaan?
Tiedonhallinta koskee koko organisaatiota. Onnistunut tiedonhallintatyö vaatii monipuolisia resursseja ja monialaista yhteistyötä erilaisissa työryhmissä.
Mitä kaikkia hyötyjä organisaatio voi tiedonhallintamallin avulla saavuttaa?
Tiedonhallintamallin avulla organisaatio pystyy tunnistamaan tiedonhallinnan merkittävät kipupisteet sekä kehittämään toimintaansa ja palveluitansa. Sen avulla on mahdollista varmistaa tietojenkäsittelyn lainmukaisuus sekä parantaa tiedon laatua. Malli tukee myös kustannustehokkuuden parantamista sekä toiminnan kehittämistä. Ennen kaikkea tiedonhallintamalli tukee parempien asiakaslähtöisten palveluiden ja asiakaskokemuksen kehittämistä.
Mitä paremmin ymmärrämme, missä prosesseissa tietoa käsitellään ja missä IT-järjestelmissä tai tietovarannoissa tieto sijaitsee, sitä paremmin pystymme hyödyntämään sitä ja sitä paremmin pääsemme liikkeelle tietohallintamallin rakentamisessa. Lisäksi meidän pitää ymmärtää, mikä tieto on organisaation kannalta keskeistä, millä tavalla voimme hyödyntää paremmin jo olemassa olevaa tietoa, mitkä ovat organisaation tämän hetken haasteet ja millä tavalla voimme kehittää asioita eteenpäin.” Maksimoi hyöty tiedonhallintamallista - Tieturi
Päivitetty 9.4.2024
Tekijät
Tiedonhallintalaki
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text