Vad ska man lära sig?

Vad är fördelen med att kartlägga personalens digitala kompetens?

• Främja konkurrenskraft och innovation.

• Ökad effektivitet och produktivitet.

• Ge bättre kundupplevelser.

• Möjliggör databaserat beslutsfattande.

• Utveckla individuella färdigheter och stödja professionell utveckling.

• Förbättra organisationens beredskap för förändring.

Respons:

Att kartlägga personalens digitala kompetens är viktigt eftersom det hjälper organisationen att identifiera personalens kompetens, vilket är en väsentlig del av organisationens digitala förmåga.

Personalens digitala kompetens kan utvecklas...

• Med utbildningar och kurser

• Att lära av andra och med andra

• Genom att göra lär dig genom arbetsuppgifter, försök och problemlösning

Respons:

Det är bra att utveckla personalens kompetens enligt 70-20-10-modellen. Majoriteten (70 %) av lärandet sker via lärande genom att göra uppgifter och problemlösning. 20 % av lärandet sker från andra och genom att lära sig tillsammans med andra och endast cirka 10 % av lärandet sker genom formell utbildning som kurser. Att lära sig genom att göra och experimentera är mest effektivt.

Exempel på ledning av personalens digitala kompetens

Vi frågade vårt nätverk om exempel där det inte har gått smidigt. Du kan läsa verkliga exempel som publicerats här. Du kan också dela dina egna erfarenheter och kommentera andra.

Målet är att skapa en gemensam förståelse för att utvecklingen av digital kompetens också kan ledas. Så att det leder till önskat slutresultat.

Fallstudie: Boka tid för utvecklingssamtal – introduktion om användning av Outlook-kalendern för varje individ

Chefen organiserar utvecklingssamtal och ber personer att boka tid via Outlook-kalendern. Personalen frågar, var kan jag hitta din kalender, hur gör jag en kalenderbokning? Chefen gav en kort introduktion till var saker kan hittas, för alla individuellt.

​

Hur skulle det vara rekommenderat att agera?

Fallstudie: Införandet av en ny applikation för kvittoskanning krånglar

En bra och enkel applikation för kvittoskanning är kopplad till ekonomihanteringsystemet, vilket löser många problem. MEN dess implementering krånglar och används inte. Anställda skickar fortfarande kvitton i internpost eller som e-postbilagor. Vad skulle hjälpa här?

​

Hur skulle det vara rekommenderat att agera?

Fallstudie: Nytt elektroniskt resefaktureringssystem – hur får man personal att använda det nya systemet?

Arbetsplatsen har skaffat ett nytt elektroniskt resefaktureringssystem vars syfte är att underlätta och påskynda hanteringen av reseräkningar och utbetalningen av ersättningar. Alla anställda måste lära sig att använda det nya systemet och de har fått utbildning och stöd för att implementera det.

Några av de anställda har dock motsatt sig det nya systemet från början. De har klagat på att det nya resefaktureringssystemet är för komplicerat och onödigt, eftersom fakturorna och relaterade kvitton enligt deras mening kan skickas till ekonomiförvaltningen som en e-postbilaga.

Arbetsplatsen beslöt att bemöta de anställdas motstånd mot förändring genom att bl.a. på följande sätt:

• Syftet, målen och fördelarna med det nya systemet för såväl personalen som arbetsplatsen beskrevs tydligt

• Introduktioner anordnades för personalen, genom vilken man försökte visa att det nya systemet är enkelt och säkert att använda och att det sparar tid och ansträngning för alla. Man kom också överens om att personalen i problemsituationer kan kontakta företagets helpdesk.

• Personalen erbjöds även möjlighet att ge respons och komma med utvecklingsförslag för att förbättra det nya resesystemet och dess användbarhet.

Hur skulle det vara rekommenderat att agera?

Fallstudie: Öka antalet användare av lärplattformar genom att uppmuntra flexibel tillämpning

Utbildningsanordnaren har skaffat licenser för bra lärplattform och några av lärarna använder det aktivt. Ledningen vill öka antalet användare och uppmuntra flexibel tillämpning. Ett halvår senare vill ledningen starta ett projekt för att utnyttja lärplattformens data (utveckling av lärandeanalytik). Ledningen inser att uppgifterna är oanvändbara för det ändamålet och inser att ramverket för dess användning borde ha utarbetats först och först därefter investerats i att utöka användningen.

​

Hur skulle det vara rekommenderat att agera?

Fallstudie: Uppföljning och genomförande av lärande och studier upplevs som mödosamt och förvirrande

Lärare lider när det är så förvirrande och tråkigt att följa upp och implementera utvecklingen av lärande och studier. Samtidigt plågas de över att de ska hinna lära sig hur man använder lärplattformar, vilket ledningen är rädd för. Resultat: Ledningen har misslyckats med att kommunicera vikten/möjligheterna med lärplattformen och lärarkåren är därför inte motiverad att skaffa sig ett verktyg för att underlätta arbetet. Resursering av tidsanvändning kan också vara obalanserad.

​

Hur skulle det vara rekommenderat att agera?

Fallstudie: Rapporteringssystem används inte i team

Ledningen har byggt fantastiska rapporteringssystem för lärarlag. De innehåller sammanfattningar av studerandes framsteg och utmaningar, generella indikatorer etc., men de används inte i team. Ledningen har informerat om rapporteringssystemet ofta, men fortfarande används det inte. Vad är lösningen för att bättre utnyttja information? Kan t.ex. att främja en allmän kvalitetskultur göra personalen mer medveten om att uppföljning av det egna arbetet är nyckeln till utvecklingen av organisationen och t.ex. för enhetlighet i operativa processer?

​

Hur skulle det vara rekommenderat att agera?

Fallstudie: Skräddarsydd workshop för ett team - endast en deltar

Läroanstaltens nätpedagog ombeds hålla en workshop med anknytning till ett visst tema. Teamchefen anmäler hela sitt team till workshopen och avtalar dagen för workshopen. Nätpedagogen planerar utbildningen med sin kollega, förbereder läromedel för den och håller flera möten relaterade till anordnandet av workshopen. På utbildningsdagen kommer en lärare från teamet till verkstaden. Teamledaren svarar inte på mailet som skickats till honom och förklarar inte varför laget inte dök upp. Workshopen hölls men förkortades ner eftersom endast en person deltog.

Hur skulle det vara rekommenderat att agera?

Fallstudie: Variation i personalens digitala kompetens - den tillgängliga utbildningen utnyttjas inte

Läroanstaltens ledning tycker att personalens digitala kompetens är på en bra nivå. I verkligheten vet inte lärare hur man använder en dator eller kontorsprogram. Utbildning och vägledning finns, men den används inte.

​

Hur skulle det vara rekommenderat att agera?

Fallstudie: Att bygga en nätkurs och svårigheten att samarbeta

Lärare har fått i uppgift att byggnaden en nätkurs, men de utvalda lärarna vet inte/kan/har inte tid att samarbeta och resultatet realiseras inte, håller inte tidtabellen etc. Vad behöver göras för att kursen skulle slutföras och att nya kurser i framtiden blir klara i tid?

​

Hur skulle det vara rekommenderat att agera?

Fallstudie: Det är inte möjligt att använda det självstudiematerial som samlats i lärmiljön

Organisationen implementerade en digital lärmiljö, där det var tänkt att samla in olika självstudiematerial för personalen, med vilket det skulle vara möjligt för personalen att stärka sin egen kompetens, var och en efter sina behov. Med tiden samlades material på lärplattformen, men trots den fantastiska idén blev det sakta uppenbart att få faktiskt kunde dra nytta av det material som erbjöds. Som regel var det två orsaker: 1 problem med tidshanteringen och 2 del av personalen hade inte fått information om materialets existens. Situationen kräver fortfarande en lösning.

​

Hur skulle det vara rekommenderat att agera?

Fallstudie: Förnya den digitala lärmiljön – hur får man alla med i utvecklingsflödet?

Läroanstaltens digitala lärmiljö förnyades. Mycket personal organiserades för förnyandet och förändringsarbetet var väl planerat. På ytan gick det bra, de som var intresserade och entusiastiska över ämnet lärde sig och gick vidare med utvecklingsflödet.

Men sedan fanns det också de kvar som inte kom in i flödet: de vars digitala kunskaper inte var så bra upplevde smärta och ångest, och sedan finns det gruppen som inte ens på avstånd berör något system eller miljö, även om arbetsgivaren kräver det.

Den här situationen slutade inte framgångsrikt vid den tidpunkten, men problemet har åtgärdats genom att anlita kompetenta personer för att stödja de kvarlämnade och andra som vill dra nytta av stödet. Vad gick fel? Jag kan inte säga.

Det blev mycket utbildning och information under bytet, varje team hade en eller två kunniga personer för att hjälpa andra. Men det måste sägas att om det inte finns en attityd och inget intresse och det i grunden finns ett motstånd mot förändring, hur bra förändringen än är, kommer saker aldrig att lyckas till 100%. Tyvärr.

Hur skulle det vara rekommenderat att agera?

Fallstudie: Utmaningarna med att använda det nya elektroniska bokningssystemet för möten

På läroanstalten beslutades att pilotera ett elektroniskt tidsbokningssystem för en grupp anställda vars arbete huvudsakligen är personlig handledning. Tid och resurser brändes medan arbetsgruppen arbetade med inställningarna och rollerna i systemet. Det var förresten ingen liten sak. Systemet togs i bruk och efter några månaders provinsatser konstaterades att det trots marknadsföringen bara har kommit in mindre än 5 tider.

​

Hur skulle det vara rekommenderat att agera?

Fallstudie: Skaffa ett system för studerandehantering

Läroanstalten skaffar ett studerandehanteringssystem. Tjänsteleverantörer besöker för att presentera olika system och testuppgifter delas ut till personalen för bekantskap. Ett fåtal system upplevs som bra, men ledningen beslutar, trots önskemål från personal och användare av det framtida systemet, att skaffa ett skräddarsytt system från en liten "näveverkstad" som saknar erfarenhet av läroanstalternas värld. Anpassningsarbetet börjar.

Till en början hålls möten och önskemål samlas in och behov definieras. Tjänsteleverantören arbetar med dem och personalen kommenterar. Vid något tillfälle meddelar ledningen att antalet möten måste minska och att kommunikationen med tjänsteleverantören endast kommer att gå via ledningen i framtiden. Situationen är förvirrande och skapandet av systemet börjar sakta ner när direktkontakt med producenten är tråkig. Meddelanden går via personer som inte förstår slutanvändarnas behov. Vid något tillfälle får personalen ett meddelande om att systemet är klart och måste tas i bruk. Bruksanvisningen distribueras till alla som pdf-fil. Det finns ingen gemensam utbildning.

Systemet visar sig vara klumpigt, ofullständigt och fel för behoven. Studerandehanteringssystemet används dock sparsamt, ibland skapar systemets funktioner skratt och nöje, men ändå lägger personalen tålmodigt in information i systemet. Informationen som läggs in i systemet är inte användbar eftersom till exempel många funktioner som ofta används i vardagen ligger djupt begravda och i slutet av många ologiska klick. Integrering med nationella system saknas också. Efter några bittra års användning och flera investerade euro i systemet ligger systemet som annonserats som ledstjärna för ledningen tyst begravt i det förflutna.

Systemet som används i andra läroanstalter kommer att köpas istället. Det nya systemet införs, data överförs och utbildning ges för det nya systemet. Ytterligare utbildnings- och utvecklingsarbete motarbetas. Som tur är finns det projekt vars ekonomiska resurser gör det möjligt att utveckla systemet och få ytterligare utbildning.

Vad lärde vi oss: involvera den verkliga användaren av systemet i att utvärdera köpet och dess användbarhet, investera i utbildning i början och i att säkerställa grunderna i systemen, och investera i fortbildning och utveckling.

Fallstudie: Utmaningarna med att implementera VR-pedagogik

VR-pedagogik är populärt bland ledningen och dess genomförande anses viktigt. Bra och funktionellt innehåll har skapats för vissa sektorer och ett mindre antal VR-glasögon har köpts in för enheter. Vår läroanstalt är stor, det finns gott om personal. 10 VR-glasögon har köpts för utlåning. Det finns dock inget bokningssystem och det är krångligt att skaffa ett fjärrhanteringssystem. Det är svårt att få igång VR-pedagogiken när grunderna är trassliga.

​

Hur skulle det vara rekommenderat att agera?

Fallstudie: Utveckla dina egna digitala färdigheter, kurser och material - online handledning för att tackla utmaningar med tidsresursering

Lärare förväntas utveckla sin egen digitala kompetens och sina kurser, material och undervisning, men det är svårt att få den så kallade icke-bindande arbetstiden, det vill säga tidsresurser för detta. Vår organisation har ett digitalt pedagogiskt team, som har erbjudit handlening online som någon form av lösning på detta. Handledningen online pågår under en termin, träffarna är på distans och alla som deltar i handledningen får en egen studiementor på nätet. Syftet (och det har även hänt de flesta av deltagarna i utbildningen) är att ta fram material till en onlinestudie under utbildningen. Det kan vara en helt ny kurs eller så kan tiden och stödet också användas för att utveckla en befintlig kurs. Det har säkert också varit viktigt att lärarna har känt till fördelarna med detta schema att hålla sig till.

​

Hur skulle det vara rekommenderat att agera?

Fallstudie: Använda Microsoft Teams och lära bort gamla arbetssätt

Använda Microsoft Teams i hela organisationens nivå och lära bort gamla vanor. Teams togs i bruk i nöd under coronapandemin. Utan att faktiskt lära känna alla funktioner och förtydliga de vanliga spelreglerna, varför och hur man använder det. Spelreglerna skapades inte förrän 2022, och då fortsatte de som redan använde Teams på bekanta sätt och ville inte längre ta vara på alla möjligheter. Det borde ha hanterats så att vi först satte oss in i verktyget/plattformen och vad det skulle kunna användas till, sedan gemensamt kommer överens om spelets regler.

​

Hur skulle det vara rekommenderat att agera?

Fallstudie: Vill inte använda systemet eftersom det upplevs som svårt

De vill inte använda IMS informationshanteringssystem eftersom det upplevs som svårt. Lösningen är en mer visuell och tydligare struktur och instruktioner för dess användning. Saker och ting ska inte göras för komplicerade.

​

Hur skulle det vara rekommenderat att agera?

Uppdaterad: 9 april 2024

Skapad av Erika Penttilä och Miia Mäentausta